Getting Things Done con Gmail

Popolo di Gmail udite udite: torna "Getting Things Done with Gmail". Più semplicemente GTDInbox o anche GTDGmail (come l'ha ribattezzata qualcuno). Considerata una delle migliori extension per Firefox di sempre, GTDInbox è giunta alla versione 2.0 e promette di farti dimenticare "Remember the Milk". GTDInbox potrebbe convincerti dell'inutilità di tenere separate le tue email dalle tue ToDo list. Alla base di questo potente organizer per le attività lavorative c'è "Getting Things Done", un metodo che ti aiuta ad organizzare al meglio il tuo tempo in rapporto alla lista delle cose da fare ottimizzando al massimo le priorità utilizzando un approccio semplice, adattabile ed efficace. David Allen ha ideato il sistema e ne ha fatto un best seller planetario tradotto in italiano un paio di anni fa con il titolo "Detto, fatto!" (Sperling & Kupfer).

Come scrive Matteo G.P. Flora in un post sul "Getting Things Done" si tratta di un metodo per gestire i flussi di informazioni in ingresso e per smistarli. Per approfondire sul "Getting Things Done" rimando anche al post di ottantaventi e a quello di 43folders.

Come tutte le idee che ricordano l'acqua calda perchè semplici ma geniali, il libro di David Allen è diventato un culto negli Stati Uniti. Ricorda l'acqua calda anche perchè scendendo nei dettagli ci si rende conto di quanto i fondamenti del GTD siano estrapolati dalle naturali inclinazioni della nostra mente a contatto con questioni organizzative e con la percezione del tempo. Lo scopo finale è il relax: catalogare bene ti dà la sicurezza di non perdere informazioni o appuntamenti importanti; dare il giusto peso alle scadenze ti aiuta a sgomberare la mente dai mille assilli automaticamente generati dalla frenesie della vita di tutti i giorni.

Ma torniamo a Gmail ovvero a "Getting Things Done with Gmail": se è vero che la nostra mente è inconsciamente e naturalmente compatibile con il GTD, non lo sono allo stesso modo gli strumenti che utilizziamo abitualmente per organizzare il nostro lavoro e la nostra agenda. GTDInbox viene in aiuto soprattutto ai sempre più numerosi Googlers utilizzatori di Gmail.

Piùttosto che dividere banalmente le informazioni in cartelle, applicando etichette tipo "Next Actions", "Waiting On", "Someday" o "Finished" il sistema di gestione acquisice una dimensione temporale, un'indicazione trasversale rispetto alle categorie che aiuta a diluire la percezione delle scadenze. In realtà, anche senza installare questa estensione di Firefox, possiamo provare a gestire la nostra Gmail secondo GTD: basta concepire, oltre alle etichette di categoria che usiamo abitualmente, un altro gruppo di etichette corrispondenti a vari livelli di "priorità". Il sistema funziona se riusciamo a tenere libera la Inbox. Ma GTDInbox ha dalla sua i fondamentali link che raggruppano le azioni per fasce cronologiche rispetto al momento della prima catalogazione, dandoci un quadro cronologico più preciso: cos'era "next" ieri, l'altro ieri, la settimana scorsa, ecc. Tra l'altro, rispetto alle versioni precedenti dell'addon, è migliorata l'usabilità dei pulsanti e dei popup di controllo che permettono una più intuitiva attività di archiviazione per etichette senza aprire le mail. E poi GTDInbox per Gmail è la soluzione più veloce del West se vuoi mandare a te stesso una mail con un appunto. GTDInbox funziona con Firefox su qualsiasi piattaforma e può lavorare anche con "Better Gmail 2" avendo l'accortenza di disabilitare l'opzione "Folders4Gmail".

L'unico neo della GTDGmail è l'esagerato spazio visivo rubato alla Gmail per inserire il dashboard ed il box pubblicitario in basso a sinistra. Certo tutti box che si aprono e chiudono a piacere ma in questo modo cliccando su uno dei report di GTDGmail bisogna scrollare verso il basso per vedere qualcosa. Se proprio non ti interessa Gmail e non rinunceresti mai al tuo Outlook, esistono anche soluzioni GTD per il popolare organizer Microsoft: quella di DIY e Jello Dashboard

I tuoi feed RSS preferiti direttamente nella tua email

Ti piacerebbe ricevere nella tua casella di posta elettronica gli ultimi contenuti dai tuoi feed Rss preferiti? Con l'avvento di Rss e degli appositi aggregatori per la lettura, la cara vecchia newsletter sembrava una cosa da neanderthal. Eppure per alcuni (specie chi deve necessariamente controllare l'email più volte al giorno) la posta elettronica può risultare più comoda ed immediata da leggere rispetto ad un aggregatore di feed Rss. Non importa quanto quest'ultimo sia evoluto e quante cose possa fare. Tutto dipende da come preferiamo fruire le notizie. Ciò che conta, per chi vuole il meglio da internet non è seguire le mode ma... avere la vita facile. E allora ben venga la gloriosa newsletter e quegli esperimenti che guardano al futuro senza dimenticare il passato.

Ecco FeedBlitz, semplicemente: un aggregatore di feed via email. Il suo obiettivo è quello di offrire a chi vuole distribuire un feed un completo pannello di controllo degli iscritti al servizio. Da notare: nessun limite al numero degli iscritti ad un determinato feed RSS-email e nessun limite per le mail inviate; possibilità di troncare i post con link all'articolo completo; integrazione con FeedBurner. Le caratteristiche più importanti sono gratis ma la customizzazione delle email in formato HTML è un servizio a pagamento. I formati supportati sono Atom 0.3, Atom 1.0, RSS 0.9x, RSS 1.0, RSS 2.0 e per usufruire del servizio occorre una registrazione.

Poi c'è RssFwd ovvero la stessa cosa di cui sopra ma offerta in maniera semplicissima: prima inserisci l'indirizzo del feed Rss, poi la mail dove vuoi ricevere gli aggiornamenti. R-mail offre la stessa semplicità e in più due interessanti possibilità: un "invitation form" (prego evitare di spammare persone innocenti) ed un generatore di codice per inserire nel proprio sito il semplicissimo form di sottoscrizione al servizio RSS via email.

xFruits propone un bouquet molto ricco di tools per gestire, manipolare e trasmettere feed Rss. C'è il servizio "Rss to mail" che produce un alert via mail ad ogni nuovo aggiornamento. Ancora più interessante è il servizio "Mail to Rss" per chi vuole (o ha bisogno di) provare l'ebbrezza del senso inverso: xFruits genera un feed Rss (da tenere privato presumibilmente) dalle mail non lette di una certa casella. Se è vero quanto detto sopra a proposito della centralità della posta elettronica è pur vero che per alcuni è diventato uno strumento centrale proprio l'aggregatore di feed Rss.

Chiudiamo la carrellata con Newspipe che è un aggregatore da installare sul desktop per gestire l'invio di messaggi dai feed RSS direttamente ad una o più caselle di posta elettronica. La lista dei feed da monitorare può essere gestita anche attraverso un comodo file OPML contenente tutte le sottoscrizioni raccolte nel corso del tempo con i vostri reader RSS preferiti. Le email possono essere inviate in formato testuale o con contenuti HTML, una per item o raggruppate in un singolo invio. I formati supportati sono Atom 0.3, RSS 0.9x, RSS 1.0, RSS 2.0. Newspipe è una creatura di Ricardo M. Reyes che ha perfezionato un convertitore RSS-POP3 chiamato ovviamente "rss2pop3". Il programmatore ha superato il POP3 perchè non abbastanza flessibile ed ha sviluppato il suo lavoro per funzionare via SMTP. Manco a dirlo, questo programma è inesorabilmente freeware.