23 apr 2008

Getting Things Done con Gmail

Getting Things Done with GmailPopolo di Gmail udite udite: torna "Getting Things Done with Gmail". Più semplicemente GTDInbox o anche GTDGmail (come l'ha ribattezzata qualcuno). Considerata una delle migliori extension per Firefox di sempre, GTDInbox è giunta alla versione 2.0 e promette di farti dimenticare "Remember the Milk". GTDInbox potrebbe convincerti dell'inutilità di tenere separate le tue email dalle tue ToDo list. Alla base di questo potente organizer per le attività lavorative c'è "Getting Things Done", un metodo che ti aiuta ad organizzare al meglio il tuo tempo in rapporto alla lista delle cose da fare ottimizzando al massimo le priorità utilizzando un approccio semplice, adattabile ed efficace. David Allen ha ideato il sistema e ne ha fatto un best seller planetario tradotto in italiano un paio di anni fa con il titolo "Detto, fatto!" (Sperling & Kupfer).

Come scrive Matteo G.P. Flora in un post sul "Getting Things Done" si tratta di un metodo per gestire i flussi di informazioni in ingresso e per smistarli. Per approfondire sul "Getting Things Done" rimando anche al post di ottantaventi e a quello di 43folders.

Come tutte le idee che ricordano l'acqua calda perchè semplici ma geniali, il libro di David Allen è diventato un culto negli Stati Uniti. Ricorda l'acqua calda anche perchè scendendo nei dettagli ci si rende conto di quanto i fondamenti del GTD siano estrapolati dalle naturali inclinazioni della nostra mente a contatto con questioni organizzative e con la percezione del tempo. Lo scopo finale è il relax: catalogare bene ti dà la sicurezza di non perdere informazioni o appuntamenti importanti; dare il giusto peso alle scadenze ti aiuta a sgomberare la mente dai mille assilli automaticamente generati dalla frenesie della vita di tutti i giorni.

Ma torniamo a Gmail ovvero a "Getting Things Done with Gmail": se è vero che la nostra mente è inconsciamente e naturalmente compatibile con il GTD, non lo sono allo stesso modo gli strumenti che utilizziamo abitualmente per organizzare il nostro lavoro e la nostra agenda. GTDInbox viene in aiuto soprattutto ai sempre più numerosi Googlers utilizzatori di Gmail.

Piùttosto che dividere banalmente le informazioni in cartelle, applicando etichette tipo "Next Actions", "Waiting On", "Someday" o "Finished" il sistema di gestione acquisice una dimensione temporale, un'indicazione trasversale rispetto alle categorie che aiuta a diluire la percezione delle scadenze. In realtà, anche senza installare questa estensione di Firefox, possiamo provare a gestire la nostra Gmail secondo GTD: basta concepire, oltre alle etichette di categoria che usiamo abitualmente, un altro gruppo di etichette corrispondenti a vari livelli di "priorità". Il sistema funziona se riusciamo a tenere libera la Inbox. Ma GTDInbox ha dalla sua i fondamentali link che raggruppano le azioni per fasce cronologiche rispetto al momento della prima catalogazione, dandoci un quadro cronologico più preciso: cos'era "next" ieri, l'altro ieri, la settimana scorsa, ecc. Tra l'altro, rispetto alle versioni precedenti dell'addon, è migliorata l'usabilità dei pulsanti e dei popup di controllo che permettono una più intuitiva attività di archiviazione per etichette senza aprire le mail. E poi GTDInbox per Gmail è la soluzione più veloce del West se vuoi mandare a te stesso una mail con un appunto. GTDInbox funziona con Firefox su qualsiasi piattaforma e può lavorare anche con "Better Gmail 2" avendo l'accortenza di disabilitare l'opzione "Folders4Gmail".

L'unico neo della GTDGmail è l'esagerato spazio visivo rubato alla Gmail per inserire il dashboard ed il box pubblicitario in basso a sinistra. Certo tutti box che si aprono e chiudono a piacere ma in questo modo cliccando su uno dei report di GTDGmail bisogna scrollare verso il basso per vedere qualcosa. Se proprio non ti interessa Gmail e non rinunceresti mai al tuo Outlook, esistono anche soluzioni GTD per il popolare organizer Microsoft: quella di DIY e Jello Dashboard

2 commenti:

  1. Ti ringrazio per la citazione del post sul mio blog Ottantaventi.
    Ti segnalo due cose:

    - Ottantaventi è diventato Strategievincenti

    - Su Strategievincenti ho postato una serie di 3 articoli per spiegare in dettaglio come io ho implementato il GTD. Essendo un caso reale con molti dettagli, penso possa essere interessante per coloro che non conoscessero ancora il GTD e fossero interessati a saperne di più.

    Ciao & e complimenti per il bel cafè blog

    alexander

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  2. ciao, ho provveduto a linkare il tuo blog nella mia sezione link amici accessibile dalla mia home:
    http://architettura-ingegneria.blogspot.com
    mi farebbe piacere se tu mi ricambiassi il favore, in ogni modo se non sarai interessato cancellerò il tuo link, spero nella tua collaborazione, saluti Alessio.

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